Atualmente, a grande maioria de nós gere os salários e o pessoal da nossa empresa com software mais ou menos específico para estas tarefas. Contudo, ainda encontramos gestores de departamentos de recursos humanos que pensam que só por terem instalados os princípios básicos para controlar as variáveis que influenciam o processamento de salários ou a contratação de pessoal, têm tudo coberto. Não é assim tão simples…
A evolução da tecnologia abre campos muito interessantes para os gestores de recursos humanos optimizarem os seus recursos ao pensar em questões para melhorar o seu departamento e as pessoas que o compõem em vez de ‘desperdiçar’ tempo em papelada e procedimentos.
Em termos gerais, a implementação de um instrumento como o Portal do Empregado numa empresa traz três benefícios principais:
1º O empregado autogere as suas informações: acede ao seu salário, acede aos seus dados pessoais, solicita férias, justifica faltas… E fá-lo quando e onde quiser, sem explicações, sem necessidade de terceiros para gerir, sem esperar. Ao empregado é dado maior ‘poder’.
2º Toda a informação gerada por um empregado ao longo do seu tempo numa empresa é automatizada e guardada de forma simples e rápida. Os dados são compilados num único ponto onde podem ser acedidos sempre que necessário e os processos de gestão seguem sempre diretrizes automatizadas.
3º Poupa muito tempo. O tempo de gestão do colaborador, dos seus dados, na plataforma, poupa tempo ao pessoal que o fazia, tempo que pode/deve ser investido em questões que devem ser realmente o epicentro de um departamento de recursos humanos: políticas de responsabilidade social corporativa, procura e retenção de talentos, planos de formação… Por outras palavras, tudo o que integra a cultura corporativa e dá valor real à empresa.
Como funciona um Portal do Empregado?
Existem alguns programas de gestão de salários e RH no mercado que oferecem ferramentas tais como o Portal do Empregado. Podemos falar sobre como funciona aquele que melhor conhecemos, o nosso: o Portal do Empregado do nosso programa ‘Milena Personal’.
O portal permite ao colaborador aceder interativa e seguramente, com nome de utilizador e palavra-chave, a toda a informação que a empresa coloca à sua disposição, tanto documentos empresariais de interesse e conhecimentos gerais, como documentos específicos para cada colaborador.
Assim, por exemplo, através do portal, um colaborador poderá:
- Consultar os seus recibos de ordenado
- Verificar as suas férias e gerir as suas ausências e justificações
- Aceder aos seus dados pessoais a fim de os modificar
- Solicitar férias e licenças
- Realizar a autoavaliação do seu desempenho
Todas estas ações dão origem a um fluxo de trabalho de pedidos e aprovações que se integra com o sistema de e-mail corporativo para gerar alertas, aligeirando e automatizando uma tarefa puramente mecânica que exigiria tempo valioso ou uma pessoa (ou várias, dependendo da dimensão da empresa) a ela dedicada.
Além disso, através de um sistema de permissões e autorizações, hierarquicamente estruturado de acordo com cada organização, o Portal do Empregado torna-se uma ferramenta que permite a gestão descentralizada de incidentes a ser incluída no sistema de administração do processamento salarial.
Outro exemplo está relacionado com a gestão de cursos de formação, já que o colaborador poderá consultar, através do Portal do Empregado, o catálogo de cursos previamente definido no software de gestão de salários e recursos humanos, no nosso caso, em Milena Personal.
Trabalha com um Portal do Empregado na sua empresa? O que é que esta ferramenta de RH traz para a sua empresa? Consegue pensar em qualquer outro benefício a acrescentar à nossa lista?.
